上司からの指示や、同僚からの頼まれごと、もしくは取引先からの要望など、様々な依頼を受けたときに、あなたはどうしてますか?

メモするとか、タスク管理ツールを使うとか、アプリなどいろいろあると思いますが、私の場合は10年以上変えていないシンプルな方法を使っています。

 

それは、自分のスマホから自分のGmailにメールすることです。

依頼の内容や質にもよりますが、会社に戻ってからやらなければいけないことの場合は、すぐに自分のGmailにメールを送ります。

外出先から会社に戻れば、パソコンを立ち上げメールを確認します。

やらなければいけないタスクが一覧になっていますので、片っ端から片付けていきます。

速攻で片付けることができる案件はすぐにやります。

処理できた案件のメールはアーカイブせずに削除します。

そうしないと、無駄なゴミがたまっていきますから。

 

すぐに出来ない案件(企画書作成など)の場合は、グーグルカレンダーを使い終了しなければいけない期日に書き込みます。

10年以上、ずっとこのやり方です。

私の場合、このやり方で、何かの仕事を忘れるというミスはまずありませんでした。

 

パソコンでは、グーグルカレンダーそのものを使いますが、スマートフォンでは、Calengooというアプリを使っています。

グーグルカレンダーと同期できるスケジュールアプリとしては、これが一番使いやすいです。

iPhone版もありますが、iPhone版ではアプリを立ち上げるたびにグーグルカレンダーとの同期を始めてしまうので、ちょっとイライラします。

その点、Android版の方が使いやすいです。

 

社内にメモをとっても忘れてしまう人がいました。

その人は、スケジュール帳、メモ帳、打ち合わせノートを使っていました。

実際、そういう人は多いかもしれません。

それはそれでいいのですが、その人が最悪だったのが、それぞれのノートにバラバラに書いているんです。

スケジュール帳にスケジュールを記入せずにメモ帳に記入していたり。

上司からの頼まれごとをスケジュール帳に書くときもあれば、打ち合わせノートに書くときもあったり。

情報の一元化がまったくできておらず、忘れてしまい、上司から怒られることはしょっちゅうでした。

ツールは何を使ってもいいと思うのですが、情報の一元化が出来るように、自分なりのルールを作ることは大切です。

 

今ではもっと進んだツールがあるのかもしれませんが、私はいまだに自分のメールにメールするというアナログ的なやり方が仕事上忘れないためのベストな手段です。

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